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La clínica dental Elite Dental Moris optimizó su sistema de reservas y recordatorios gracias a Kandrock.
Acerca de Elite Dental Moris
Elite Dental Moris es una clínica dental ubicada en Madrid, especializada en odontología estética y tratamientos de implantes. Con una base de pacientes en crecimiento y una reputación de excelencia, la clínica se enfrentaba al reto de mantener la agenda siempre llena y reducir las cancelaciones de última hora que impactaban directamente en los ingresos.
El desafío
El equipo de Elite Dental Moris identificó varios problemas críticos:
- Alto número de cancelaciones y ausencias, debido a que los recordatorios eran manuales y poco consistentes.
- Sobrecarga administrativa, con el personal dedicando horas a confirmar citas por teléfono.
- Ineficiencia en reprogramaciones, que se traducía en huecos vacíos en la agenda y pérdida de facturación.
La clínica necesitaba un sistema que combinara eficiencia, rapidez y una experiencia cercana para los pacientes.
LA SOLUCIÓN
Kandrock implementó un Agente de Reservas Inteligente, integrado en chat y voz:
- Confirmaciones automáticas de citas vía WhatsApp y llamadas.
- Recordatorios personalizados enviados 48h y 24h antes de la cita.
- Reprogramación inmediata en caso de cancelación, ofreciendo al paciente nuevas opciones de horarios en tiempo real.
- Integración con el sistema de gestión clínica, asegurando que la agenda estuviera siempre actualizada.
Services Used:
Impacto empresarial
Los resultados se hicieron visibles en los primeros meses:
Menos cancelaciones gracias a los recordatorios y confirmaciones automáticas
En la ocupación de la agenda, llenando huecos vacíos con reprogramaciones inteligentes.
Reducción del trabajo administrativo, liberando al equipo para enfocarse en la atención clínica.
Pacientes más satisfechos al recibir un servicio rápido y personalizado
Primer contacto del paciente
El paciente escribe por WhatsApp, webchat o llama por teléfono para pedir cita.
El Agente de Reservas Inteligente recibe la solicitud, saluda con un tono humano y recopila datos básicos:
Nombre y apellido
Tratamiento deseado (ejemplo: limpieza, revisión, implante, estética)
Preferencias de horario y disponibilidad
Consulta y confirmación de disponibilidad
El agente se conecta en tiempo real con el software de gestión clínica.
Verifica huecos libres según:
Tipo de tratamiento (que puede requerir más/menos tiempo en agenda)
Doctor o especialista asignado
Disponibilidad horaria del paciente
Propone automáticamente varias opciones al paciente.
Ejemplo: “Tenemos disponible el martes 15 a las 10:00 o el miércoles 16 a las 18:30. ¿Cuál prefiere?”
Confirmación y registro de la cita
Cuando el paciente elige, el agente bloquea la cita directamente en la agenda clínica.
Envía una confirmación automática al paciente por WhatsApp, email o SMS.
Añade la cita al calendario interno del personal con todos los datos relevantes.
Recordatorios inteligentes
El agente programa automáticamente dos recordatorios:
48h antes de la cita (con opción de confirmar, reprogramar o cancelar).
24h antes de la cita como último aviso.
Los recordatorios se envían vía WhatsApp, SMS o llamada automática (según preferencia del paciente).
Ejemplo de recordatorio: “Hola Carmen, te recordamos tu cita en Elite Dental Moris para el miércoles 16 a las 18:30. Responde CONFIRMAR, CAMBIAR o CANCELAR.”
Reprogramaciones y cancelaciones
Si el paciente responde CAMBIAR o CANCELAR, el agente:
Libera automáticamente la cita en la agenda.
Propone nuevos huecos libres para reprogramar de inmediato.
Si el paciente cancela definitivamente, la cita se marca como disponible y puede ser reasignada a otro paciente.
Esto permite llenar huecos vacíos y mantener la agenda lo más completa posible.
Post-cita y feedback
Tras la cita, el agente puede:
Enviar un agradecimiento automático al paciente.
Solicitar feedback con un formulario rápido.
Ofrecer la próxima revisión (ejemplo: limpieza dental en 6 meses).
Resumen del flujo (simplificado en pasos)
Paciente contacta (WhatsApp, chat, voz).
Agente recoge datos y consulta disponibilidad.
Propuesta de horarios → paciente elige → cita confirmada.
Recordatorios automáticos (48h y 24h).
Si hay cambios: reprogramación/cancelación inmediata.
Notificaciones internas al personal.
Post-cita: agradecimiento, feedback y programación de futuras revisiones.
Esteemed digital marketing solutions
El agente de reservas de Elite Dental Moris actúa como un asistente virtual que atiende a los pacientes por WhatsApp, chat web o teléfono, entendiendo sus solicitudes mediante modelos de IA capaces de procesar texto y voz. Se conecta directamente con el software de gestión clínica para consultar la disponibilidad real de doctores y tratamientos, propone opciones de horarios y registra automáticamente la cita elegida. Al mismo tiempo, guarda los datos en la base de pacientes y envía confirmaciones inmediatas por el canal preferido del usuario.
Además, el sistema programa recordatorios automáticos que se envían 48 y 24 horas antes de cada cita, permitiendo al paciente confirmar, reprogramar o cancelar con un simple mensaje. Si hay cambios, la agenda se actualiza en tiempo real y los huecos se reutilizan de forma inteligente. Todo el flujo combina mensajería, telefonía, email, bases de datos y modelos de IA para ofrecer un servicio fluido, sin intervención manual, que mantiene la agenda optimizada y la experiencia del paciente en un nivel premium.
- Canales: WhatsApp API, voz (telefonía), email/SMS.
- Modelos de IA: LLM (intenciones y diálogo), ASR (voz a texto), TTS (texto a voz).
- Base de datos: pacientes, citas, recordatorios.
- API clínica: para consultar y bloquear citas.
- Motor de automatización: gestiona el flujo, recordatorios y reprogramaciones.
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Con Kandrock, Elite Dental Moris consiguió maximizar la ocupación de su agenda y reducir las cancelaciones drásticamente, todo mientras mejoraba la experiencia de sus pacientes y aliviaba la carga del equipo administrativo.
